Arredare una sala riunioni di qualità non significa solamente acquistare un bel tavolo con delle sedute di design. I mobili per ufficio si differenziano in quanto dispongono anche di un aspetto operativo. Sono infatti dei beni strumentali perché, oltre all’estetica, devono fornire anche il giusto livello di comfort durante l’orario di lavoro.
Negli ultimi anni, abbiamo assistito a una vera e propria evoluzione nell’utilizzo dei tavoli riunione ufficio. Siamo passati dal classico tavolo importante ed elegante a un arredo multifunzionale, il quale riesce ad ottimizzare l’ambiente per renderlo adatto al lavoro di gruppo.
La sala riunioni diventa così un luogo nel quale si fa formazione, si comunica, si crea qualcosa di nuovo, si condividono idee e si brinda al successo.
Gli spazi a disposizione possono avere diverse dimensioni o essere già parzialmente arredati secondo uno stile ben preciso. La prima cosa da fare è capire dunque quali sono le specifiche esigenze per ogni tipologia di ufficio.
Diventa fondamentale analizzare qual è l’organizzazione aziendale e quali saranno le attività che verranno svolte all’interno della nuova sala riunioni. Durante questi meeting, oltre alla componente verbale esiste anche un’importante necessità di movimento.
Spostarsi agilmente all’interno dello spazio diventa fondamentale, in quanto durante queste attività i cambi di posizione sono molto frequenti. Durante la progettazione di una sala riunione è necessario tenere in considerazione quindi la forte dinamicità fisica e verbale delle riunioni in ufficio.
5 consigli per una sala riunioni perfetta
La prima considerazione da tenere a mente è che esistono diverse sale meeting. Alcune vengono allestite per incontri pubblici, altre per meeting più formali come consigli di amministrazione, incontri con fornitori e via dicendo.
In altri casi, queste sale conferenze diventano spazi più operativi e limitati a un certo numero di partecipanti. Qui si incontrano persone interne all’azienda per sedute di brainstorming, focus group, videoconferenze o incontri formativi. È bene quindi scegliere attentamente la tipologia di tavolo per riunioni, sulla base di chi e come impegnerà questo ambiente.
Il secondo punto da considerare è la dimensione della stanza e la conseguente grandezza dei tavoli per sale riunioni e delle sedute da inserire. Il tutto in funzione delle necessità delle persone che normalmente prendono parte alle riunioni aziendali. In genere, una postazione da riunione occupa 80 cm del tavolo: prendere come spunto iniziale questo dato aiuta a stabilire le proporzioni generali dell’arredamento della sala meeting.
Durante la progettazione va anche valutato l’inserimento di determinati strumenti tecnologici, utili durante le riunioni aziendali. Questi possono essere schermi, monitor, microfoni e telecamere, i quali saranno poi da considerare nello spazio di ciascuna postazione.
È fondamentale avere chiaro per quanto tempo verrà impiegata la sala meeting, così come le metodologie di lavoro. L’operatività sarà standard oppure varierà a seconda dei partecipanti alla riunione? Nel secondo caso potrebbe essere utile valutare l’acquisto di arredamento per ufficio molto più flessibile. Le scrivanie pieghevoli su ruote risultano essere un’ottima opzione, capace di riconfigurare l’ambiente a seconda delle specifiche esigenze del momento.
Ultimo elemento, ma non per importanza, è la necessità di lavorare nella condizione più confortevole possibile. Il fenomeno del riverbero, per esempio, può essere un problema molto fastidioso. Per sopperire a questo inconveniente, è possibile sfruttare diversi sistemi di miglioramento dell’acustica come tendaggi, tappeti o pannelli fonoassorbenti a soffitto.
Anche l’illuminazione gioca un ruolo fondamentale nel successo progettuale di una sala riunioni. Questa dovrà essere adeguata in funzione dell’utilizzo o meno di monitor o proiettori di immagini. In questo contesto, l’illuminazione artificiale dovrà integrarsi perfettamente a quella naturale.